| Jeder internationalen Sendung in Nicht-EU-Länder, deren Inhalt nicht aus Dokumenten sondern aus Waren besteht, muss eine Handelsrechnung beigefügt sein.
Datenträger (z. B. CD's, DVD's - auch wenn darauf nur Text gespeichert ist) gelten nicht als Dokumente.
Die nachfolgende Anleitung beruht auf den weltweit gebräuchlisten Zollvorschriften. Sie können jedoch je nach Land variieren und sich ohne Vorankündigung ändern.
Jede Handelsrechnung muss in mindestens dreifacher Ausfertigung erstellt werden und jedes Exemplar muss mit Original-Unterschrift versehen werden.
Firmen sollten jedes Exemplar zusätzlich mit einem Firmenstempel versehen.
Handelsrechnungen sollten möglichst in englischer Sprache verfasst sein.
Die Handelsrechnung sollte mindestens folgende Angaben beinhalten:
- Name und vollständige Anschrift des Absenders
- Name und vollständige Anschrift des Empfängers (Der Sendungsempfänger kann vom Rechnungsempfänger u. U. abweichen)
- Das Wort "Rechnung" (Invoice) muss vermerkt sein ("Proforma"-Rechnungen werden vom Zoll u. U. nicht akzeptiert)
- Rechnungsdatum
- Rechnungsnummer
- Menge der einzelnen Artikel
- Genaue Beschreibung der einzelnen Artikel (da die Zollbehörden genau wissen möchten, um was es sich handelt, sind Teile- oder Katalognummern nicht ausreichend)
- Jeweiliges Herstellungsland (Ursprungsland) der einzelnen Waren
- Brutto- und Nettogewichte der Waren
- Anzahl und Gesamtgewicht der Packstücke
- Gesamtwert aller, auf der Rechnung aufgeführten, Waren. Der Betrag muss dem tatsächlichen Wert der Waren entsprechen. Sie sollten keine Begriffe wie "customs invoice" oder "customs value" verwenden.
- Angabe der Währung, in welcher der Warenwert angegeben ist
- Vermerk: "Wir bestätigen, dass diese Rechnung den tatsächlichen Warenwert angibt und dass keine weiteren Rechnungen ausgestellt werden" ("We certify that this invoice shows the full value of the goods and that no further invoice will be issued")
- Grund der Ausfuhr (z. B. Verkauf, Reparatur)
- Weisen Sie die Zahlungsbedingungen (Incoterms) aus, die als Versandkosten definiert sind und in den Gesamtbetrag auf der Rechnung einfließen (z. B.: CIF bedeutet (Verlade-)Kosten, Versicherung, Fracht)
- Unterschrift des Versenders mit Datum (bei Firmen auch Stempel)
Bei Sendungen in verschiedene Länder (z. B. Schweiz) muss die Handelsrechnung eine Ursprungserklärung wie folgt beinhalten:
"Der Ausführer der Waren, auf die sich dieses Handelspapier bezieht, erklärt, dass die Waren, soweit nicht anders angegeben, präferenzbegünstigte ...(*) Ursprungswaren sind." (*) der Ursprung der Waren ist anzugeben
Bei Warenwerten über 1.000 € ist zusätzlich zur Handelsrechnung eine vorgefertigte Ausfuhranmeldung erforderlich.
Eine Vorlage zur Erstellung einer Handelsrechnung finden Sie hier. |
